Cómo prepararse para el pico de atención en Back to School (y no morir en el intento)
Empieza el año y con él… el ya conocido y temido Back to School. Esa época en la que todo se acelera: las familias compran, las escuelas consultan, los proveedores se ajustan y, en medio de todo, está tu personal administrativo.
Si alguna vez lo viviste, sabés de qué hablo. Si es la primera vez, más vale estar preparado, el pico de contactos es real. Pero no se trata solo de volumen, también es un reto de gestión, estrategia y tecnología.
Aquí te compartimos algunos puntos clave, de esos que uno agradece haber sabido antes, para afrontar el Back to School con más planificación y menos improvisación.
1. El pico de atención se puede anticipar (si sabes dónde mirar)
Aunque parezca obvio, muchas escuelas no se preparan para la temporada alta. Y la realidad es que el pico de atención en Back to School no es algo que puede pasar… pasa, todos los años.
La clave está en mirar hacia atrás. Revisa históricos, analiza qué pasó otros años y planifica sobre eso:
- ¿Cuándo empezaron a crecer las llamadas?
- ¿Qué canales se saturaron primero?
- ¿Qué consultas se repitieron?
Y no subestimes la atención omnicanal Back to School. Hoy el cliente elige el canal que le resulta más cómodo: WhatsApp, web, redes sociales, teléfono, o todos a la vez. Si te enfocas solo en uno, te perderás gran parte de la conversación.
2. Prepara tus canales (todos) y tu equipo
Un clásico: reforzar el call center y olvidar el chat, el WhatsApp o el email… hasta que explotan.
Por eso es clave contar con un software de atención omnicanal en la nube, que integre todos los canales y permita gestionar prioridades. Así no solo atiendes más rápido, sino que optimizan la experiencia, incluso en picos de alta demanda.
Porque a veces la diferencia entre un cliente satisfecho y uno frustrado es simplemente contestar a tiempo.
3. La tecnología y el equipo: un equilibrio necesario
Ninguna plataforma funciona sola. Y ningún equipo rinde si la tecnología no acompaña. Puedes tener a los mejores profesores, pero si no tienen soporte, se van a quemar rápido.
La atención a los alumnos en temporada alta necesita ambas cosas:
- Personas capacitadas y bien informadas.
- Herramientas ágiles y flexibles, que les faciliten la gestión de contactos y la resolución de casos.
Capacitación + tecnología = alumnos y padres bien atendidos. Tecnología y equipo van de la mano. Parece básico, pero no todas las instituciones lo tienen presente.
4. Automatiza (pero sin perder el toque humano)
Los AI Agents, las respuestas automáticas, los sistemas de autogestión… todo suma. Siempre y cuando estén bien configurados y no hagan sentir al alumnos y padres que está hablando con una máquina (aunque efectivamente sea así).
Automatiza para aliviar la carga de tu equipo, sin alejar al cliente:
- Respuestas automáticas que aclaren horarios o tiempos de espera.
- AI Agents que resuelvan preguntas frecuentes reales.
- Formularios simples que filtren consultas antes de hablar con un agente.
La clave es que la tecnología sea una aliada real y no un muro.
5. En el Back to School, la improvisación se paga caro
No esperes a que el caos empiece para ver qué pasa. En atención al cliente, la falta de planificación se nota, y la pagan tus alumnos, sus padres y luego tu escuela.
Si planificas bien, puedes hasta convertir la temporada alta en una oportunidad para fidelizar, posicionarte y demostrar que tu servicio al alumnado en temporada alta es de verdad un diferencial.
6. ¿Y después qué? Mide, aprende y mejora
Todo lo que no midas, se pierde. Una vez que pasó la tormenta, siéntate a revisar:
- ¿Cuántos alumnos gestionaste?
- ¿Cuáles fueron los picos de demanda?
- ¿Qué canales prefirieron los alumnos? ¿Y los padres?
- ¿Dónde hay margen de mejora?
Esa será la base para el próximo ciclo. Porque sí, el Back to School siempre vuelve, y más vale estar preparado.
En conclusión
El pico de interacciones del Back to School es tan inevitable como el comienzo de clases. La diferencia está en cómo lo afrontas.
En Numintec, te ayudamos a las instituciones educativas a escalar su atención al alumno para que el nuevo ciclo lectivo no les pille desprevenidos. ¿Conversamos?